Organizacja biurka

Nieuporządkowane biurko jest często symptomem braku organizacji i głównym złodziejem czasu, bo wiele z niego traci się na przekładanie papierów i poszukiwanie właściwych materiałów.
Jeśli na Twoim biurku wyląduje kartka papieru (lub e-mail w poczcie), masz trzy możliwości:

  1. Pozbądź się go, jeśli tylko nie jesteś pewien, czy kiedykolwiek będzie Ci potrzebny
  2. Jeśli możesz sprawę załatwić od razu, zrób to
  3. Potrzebujesz tego dokumentu (e-maila) później, odłóż go do odpowiednich akt, nie na stos niezałatwionych zadań

Porządkuj swoje biurko każdego dnia. Unikniesz nieprzewidywalnego gromadzenia się papierów.

Każdy dokument bierz tylko jeden raz do ręki.

Zasada 60:40

Zaplanuj tylko określoną część czasu, ponieważ zawsze i tak „będzie, co będzie”.
Podstawową zasadą planowania czasu jest, że zgodnie z doświadczeniem należy zaplanować tylko ca. 60% czasu (zasada 60:40). Nieprzewidywane wydarzenia, zakłócenia, złodzieje czasu lub inne potrzeby osobiste powodują, że nie można planować „do końca”. Twój plan powinien składać się z trzech bloków:

  • 65% czasu (ok. 3 godzin) na zadania BARDZO WAŻNE. Niespodzianka! tylko 1 lub 2 zadania dziennie.
  • 20% czasu (ok.1 godziny) na zadania WAŻNE (a więc 2-3 ważne zadania dziennie)
  • 15% czasu (ok. ¾ godziny) na zadania rutynowe, drobiazgi

Realistyczny plan dnia powinien zawierać tylko to, co możemy lub chcemy załatwić – wszystko inne prowadzi do niepotrzebnej frustracji. Czasy buforowe są tu absolutnie niezbędne! W zależności od miejsca pracy mogą one wynosić nawet 50%!

Naprawdę, nie masz czasu na planowanie?

Wiele osób sądzi, że nie ma czasu na planowanie. Ta historia powinna przekonać Cię o użyteczności planowania:
Spacerujący spotyka w lesie drwala, który z wściekłością i z wielkim mozołem tnie ścięte właśnie drzewo na mniejsze kawałki. Podchodzi bliżej, by sprawdzić, dlaczego drwal tak się męczy i mówi: „Przepraszam, ale wydaje mi się, że Pana piła jest całkiem tępa! Nie chciałby jej Pan naostrzyć?” Wyczerpany drwal odparowuje: „Na to, to ja nie mam czasu – muszę ciąć!”.

Efekt piły tarczowej

Nie zawracaj głowy innym!  Złodzieje czasu są odpowiedzialni za występowanie efektu piły tarczowej. Jeśli przerwano nam pracę nawet na krótki moment, to aby powrócić do niej potrzebujemy czasu na „rozbieg”. Jeśli dodamy  starty czasu wywołane efektem piły tarczowej, to okazałoby się że straty zarówno czasu jak i wydajności mogą sięgać 28%)!


(Źrodło: L. Seiwert, Das 1×1 des Zeitmanagement

Złota godzina

W ostatnim czasie pierwotna definicja zarządzania czasem poddawana jest ostrej krytyce. Dyskusje zdominowane są powiedzeniami „Epidemia wyścigu z czasem”, „Zwolnij”, „Wolniej znaczy piękniej”. Coś w tym jest!
Celem zarządzania czasem i sobą jest poprawa własnej efektywności – co oznacza, że jeśli już coś robimy, to róbmy to właściwie. Zarządzanie czasem i sobą oznacza, że to my panujemy nad czasem i pracą, a nie one rządzą nami.
Czy wiesz, że zaledwie 8 minut poświęcone na planowanie oszczędza nam jednej godziny pracy! Czas ten tzw. „złotą godzinę” można przeznaczyć na to co dla nas ważne (zawodowo lub prywatnie)!