Naprawdę, nie masz czasu na planowanie?

Wiele osób sądzi, że nie ma czasu na planowanie. Ta historia powinna przekonać Cię o użyteczności planowania:
Spacerujący spotyka w lesie drwala, który z wściekłością i z wielkim mozołem tnie ścięte właśnie drzewo na mniejsze kawałki. Podchodzi bliżej, by sprawdzić, dlaczego drwal tak się męczy i mówi: „Przepraszam, ale wydaje mi się, że Pana piła jest całkiem tępa! Nie chciałby jej Pan naostrzyć?” Wyczerpany drwal odparowuje: „Na to, to ja nie mam czasu – muszę ciąć!”.

Efekt piły tarczowej

Nie zawracaj głowy innym!  Złodzieje czasu są odpowiedzialni za występowanie efektu piły tarczowej. Jeśli przerwano nam pracę nawet na krótki moment, to aby powrócić do niej potrzebujemy czasu na „rozbieg”. Jeśli dodamy  starty czasu wywołane efektem piły tarczowej, to okazałoby się że straty zarówno czasu jak i wydajności mogą sięgać 28%)!


(Źrodło: L. Seiwert, Das 1×1 des Zeitmanagement

Złota godzina

W ostatnim czasie pierwotna definicja zarządzania czasem poddawana jest ostrej krytyce. Dyskusje zdominowane są powiedzeniami „Epidemia wyścigu z czasem”, „Zwolnij”, „Wolniej znaczy piękniej”. Coś w tym jest!
Celem zarządzania czasem i sobą jest poprawa własnej efektywności – co oznacza, że jeśli już coś robimy, to róbmy to właściwie. Zarządzanie czasem i sobą oznacza, że to my panujemy nad czasem i pracą, a nie one rządzą nami.
Czy wiesz, że zaledwie 8 minut poświęcone na planowanie oszczędza nam jednej godziny pracy! Czas ten tzw. „złotą godzinę” można przeznaczyć na to co dla nas ważne (zawodowo lub prywatnie)!

Po co nam zarządzanie projektami

Czy to nie jest chwyt marketingowy? Przerost formy nad treścią? W końcu, jeśli potrafimy dobrze zarządzać rutynową, codzienną działalnością, to i z projektami sobie poradzimy … Otóż nie. O ile w rutynowej działalności możemy wykorzystać z powodzeniem metody i techniki zarządzania projektami, to próba prowadzenia projektu, tak, jak rutynowego przedsięwzięcia to prosta droga do katastrofy! Dlaczego? Bo mówimy o poruszaniu się na niezbadanym jeszcze gruncie, konieczności szacowania czasów na niewykonywane wcześniej zadania, pracy w nowopowołanych zespołach,  których członkowie wcześniej mogli się nawet nie znać.
Zarządzanie projektami oferuje szereg narzędzi do radzenia sobie w takich i podobnych sytuacjach. Czy można monitorować przyszłość? Tak, jeśli potrafimy odpowiednio interpretować przeszłość. Analiza trendu kamieni milowych to „system wczesnego ostrzegania” dla kierownika projektu, pokazujący przyszłe konsekwencje aktualnej sytuacji w projekcie i umożliwiający zawczasu podjęcie przeciwdziałań.

Praca wielostanowiskowa

Stwierdzamy, że procesie występują przerwy technologiczne. Albo pracownik czeka na zakończenie pracy przez środek produkcji albo tenże zakończył pracę i nie ma kto się nimi zająć. Natychmiast sprawdźmy więc, ile stanowisk może obsłużyć pracownik!
Ustalamy czas na jednostkę wyrobu osobno dla pracownika, osobno dla środka produkcji. Nie uwzględniamy czasów oczekiwania – to marnotrawstwo! Dzielimy czas środka produkcji przez czas pracownika i otrzymujemy liczbę stanowisk s100, którą może obsłużyć jeden pracownik przy wydajności 100%.

Aby pracownik mógł obsługiwać kilka środków produkcji lub kilka stanowisk jednego środka produkcji urządzenia muszą móc pracować bez nadzoru a ponadto stosunek czasu pracy urządzenia do czasu obsługi musi wynosić przynajmniej 1,5.